SIM RUMAH SAKIT (DAN PERMASALAHANNYA)

Sistem Informasi rumah sakit menurut saya tidak kalah kompleks dengan ERP business yang lain, karena disitu ada multi disiplin industri, dari service, hospitality, produksi, maintenance, sampai yang khas medis, bahkan tidak menutup kemungkinan sampai mengintegrasikan dengan gadget dan perangkat medical yang lain seperti Lab, DICOM, Graphical Medical Record, wireless portable data collection dll.

Masalah kompleksitas ini ditambah dengan kompleksitas policy / SOP dari masing-masing rumah sakit yang berbeda-beda akan menambah faktor sukses atau tidak implementasinya.

Faktor management juga sangat menentukan, dimana para tenaga medis/paramedis itu berlaku sebagai karyawan atau partner, atau bahkan pemilik modal rumah sakit juga menjadi satu faktor yang menjadi penentu, yang harus diperlakukan secara berbeda.

Faktor ‘business-deal’ dengan dokter2 yang punya ‘bintang’ juga menjadi faktor yang kritis, dimana masing2 subjek bisa jadi akan punya rumus perjanjian masing2 yang sangat customized sehingga menimbulkan keruwetan pada pendefinisian fee dokternya, sehingga tidak jarang beberapa deal tidak bisa di computerized dengan mudah karena terlalu custom.

Belum lagi kalau dokter2 ini memiliki team medis sendiri, bahkan tidak jarang ada yang memiliki daftar rekam medis pasien yang di simpan secara terpisah dan tidak di share ke bagian rekam medis rumah sakit karena pertimbangan tertentu.

Diluar itu, faktor resources tenaga clerical yang biasanya juga ‘tidak siap’ untuk menjadi bagian dari implementasi ini, dan seringkali training implementasi juga hanya berfokus pada ‘what to’ bukan pada ‘how to’ sehingga seringkali terjadi human error pada transaksi harian yang berakibat pada ketidak akuratan informasi keuangan di back office, juga berperan sangat besar dalam kesuksesan implementasinya.

Faktor penentu lainnya, seringkali top level management rumah sakit juga tidak ‘benar-benar’ aware apa makna dari sistem informasi rumah sakit ini, dimana biasanya sebagian besar top level management rumah sakit berasal dari orang2 medis yang sudah senior, tapi relatif cukup awam terhadap apa yang namanya sistem informasi, yang mayoritas hanya berpandangan bahwa sistem informasi rumah sakit tidak lebih dari sekedar program pengolahan data untuk memproduksi laporan keuangan saja. Bukan sebagai alat strategis yang bisa dijadikan salah satu keunggulan dari rumah sakitnya, karena mereka bisa melakukan analysa dan pengambilan keputusan management/bisnis berdasarkan informasi yang di produksi dari dalamnya. Informasi ini mestinya bisa sampai berupa data warehouse dari market / business analysis, ataupun analisa medis lainnya. Hanya sayangnya, sampai saat ini kelihatannya belum banyak Rumah Sakit yang betul2 ‘melek’ dengan keunggulan ini, padahal industri2 yang lain sudah banyak yang mengaplikasikannya.

Menurut saya, dari yang sudah2 selama ini belum benar-benar ada sistem informasi rumah sakit yang memang bisa menutup semua kebutuhan sistem informasi management rumah sakit secara penuh, sehingga bisa dijadikan salah satu alat business intelligence dan decission making untuk top level management, yang ada hanyalah sekedar alat untuk mengolah data transaksi harian menjadi laporan keuangan saja.

Kondisi ini akan lebih parah lagi, karena perkembangan kebutuhan masing2 user membutuhkan customized yang sangat banyak, kalau tidak salah didalam rumah sakit paling tidak ada 30-an departemen, baik medis maupun non-medis yang semua punya kepentingan & ego masing2 dan seringkali berbenturan satu sama lain. Dan akhirnya, oleh para vendor software yang ada dicoba untuk di custom atau di ‘cocok-cocok-an’ dengan kemampuan softwarenya sehingga pada akhirnya yang ada adalah solusi tambal sulam saja.

Masing-masing solusi memang selalu memiliki sukses story tapi jangan lupa bahwa masing-masing solusi juga memiliki sisi ‘gelap’ yang biasanya tidak akan di share di portofolio profile perusahaannya.

Sebenarnya, implementasi software rumah sakit ini menurut saya, ada 3 hal yang penting yang harus diperhatikan,

1. Komitmeent dari Top Level Management / bahkan owner untuk mengimplementasikannya, regardless produk apa saja yang dipilih nantinya, karena pada saat implementasi akan terjadi resistensi, dan ini harus segera diatasi, kalau tidak mau resistensi ini menjadi racun untuk kesuksesan implementasinya.
2. Business Process Reengineering harus ada, karena paket2 software yang ada pasti punya ketidak sesuaian dengan SOP yang sudah ada, dan ini membutuhkan ‘kebesaran hati’ dari seluruh stakeholder untuk bisa menerima kondisi ini dan mengikuti alur sistem informasi modul yang ada, demi kesuksesan implementasinya, bukan sebaliknya dimana software yang sudah jadi dibongkar untuk disesuaikan dengan kondisi yang ada.
3. Training dan Sosialisasi ke semua bagian yang mendalam, karena sebagian besar orang di rumah sakit bukanlah tenaga administrasi yang mau mengerjakan kerjaan2 admin, terutama tenaga paramedik yang biasanya memiliki ego profesi yang tinggi, dan ‘sangat berat hati’ mengerjakan kerjaan2 administrasi.
4. Kesabaran dari semua stakeholder, karena implementasi keseluruh bagian yang jumlahnya puluhan departemen ini membutuhkan waktu, dan tidak akan selesai dalam waktu hanya 6 bulan saja.

Last but not least, biasanya pemilihan tenaga IT rumah sakit juga seringkali mendapat porsi yang kecil, dimana biasanya budget untuk itu tidak mendapat porsi yang semestinya, mengingat IT bukan concern utama disana. Akibatnya, resource yang ada biasanya tidak cukup ‘mumpuni’ untuk menajalankan task sebagai IT person, dimana dia dianggap sebagai ‘dewa’ yang tahu segala hal tentang Technology. Bahkan dalam beberapa kasus, resource yang ada tidak cukup untuk mengcover kebutuhan support 7x24x365 sebagaimana seharusnya sebuah rumah sakit beroperasi.

IT deparment juga seringkali diletakkan dibawah departemen keuangan, sehingga orientasinya tidak bebas dan hanya berkutat pada masalah laporan keuangan saja, padahal semestinya jika Sistem Informasi rumah sakit ini ingin dijadikan ‘senjata’ harusnya mereka punya independensi tersendiri yang memiliki garis report ke jajaran direksi rumah sakit.

Jadi regardles produk apa yang diambil, mestinya konsiderasi paling tinggi adalah pertimbangan cocok atau tidaknya SOP yang berlaku dengan system flow sebuah modul, dan seberapa mampu management berkomit untuk melakukan implementasi dan mendukungnya ‘sampai titik darah penghabisan’ sebelum bisa menikmati hasilnya yang cukup lama, menurut saya paling tidak dibutuhkan waktu 2 tahun untuk bisa melihat hasil integrasi semua modul dan hasilnya. Itupun sebatas sampai informasi saja, belum nanti membicarakan otomatisasi dari peralatan biomedic, data capture, office otomation, digital office, digital imaging, digital messaging dll, yang tentunya akan dibutuhkan waktu lebih lama lagi.

Mudah2an sedikit sharing disini bisa memberi wacana bagi rekan2 yang berkutat di disiplin ini, untuk membantu kelancaran suksesnya sebuah implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit.

sumber : http://megah.wordpress.com/2011/10/03/sim-rumah-sakit/ (dengan perubahan judul)