Menyusun Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR) Untuk Pengadaan SIMRS

Menyusun Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR) Untuk Pengadaan SIMRS

Sistem Informasi Rumah Sakit masrhink   09.16

Istilah KAK atau TOR sering disebutkan dalam pengadaan SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit). KAK/TOR sendiri adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan. Dengan kata lain, Kerangka Acuan Kerja berisi uraian tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan.

KAK/TOR sendiri disusun dengan format yang umum (Why, What, Who, Whom,Where, How) , sebagai berikut :

A. Latar Belakang Permasalahan - Why

Latar belakang permasalah mengenai pengadaan SIMRS tentunya dikarenakan adanya kebutuhan, baik kebutuhan untuk pengembangan Existing System maupun kebutuhan implementasi primer/pertama kali. Selain faktor internal tadi, bisa juga didasarkan karena faktor external seperti kewajiban penggunaan SIMRS seperti tertuang dalam UU No 44/2009, BAB XI Tentang Pencatatan dan Pelaporan, pada Pasal 52(1) disebutkan bahwa :”Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit”, sehingga kebutuhan terhadap Sistem Informasi Rumah Sakit (SIMRS) adalah hal yang wajib.

Faktor internal & eksternal tadi tentunya berhubungan dengan Visi Indonesia Sehat maupun target dari Millenium Development Goals (MDGs) dalam bidang kesehatan. Pada akhirnya latar belakang permasalahan yang paling penting adalah peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan RS terhadap pasien, yang tidak lepas dari faktor SDM (Medis, Non Medis), Process Bisnis Internal (Sistem Pelayanan di RS), Customer (Internal/External), faktor keuangan dan keputusan-keputusan manajerial.

Jadi 3 (tiga) hal yang terdapat didalam bagian/bab ini adalah : Gambaran Umum, Dasar Hukum dan Alasan Kegiatan Pengadaan SIMRS dilaksanakan.

B. Kegiatan Yang Dilaksanakan - What

Ruang Lingkup Pengadaan (Uraian Kegiatan)

Bagian ini berisi penjelasan mengenai uraian umum pelaksanaan kegiatan, serta metode pengadaan (procurement) apakah melalui lelang terbuka, penunjukan langsung ataupun bentuk lainnya. Selain itu ruang lingkup kegiatan ini juga mengandung penjelasan global mengenai beberapa hal seperti hasil requirement/analisa kebutuhan, kegiatan desain sistem, development, integrasi sistem, pengujian sistem, dokumentasi teknik & non teknis, transfer knowledge, implementasi (go live). Dan masing-masing kegiatan disebutkan juga deliverable/outputnya.

Ruang Lingkup Sistem

Ruang lingkup sistem berisi penjelasan mengenai sistem SIMRS itu sendiri yang dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yakni Software, Hardware dan Brainware. Dari segi software perlu modul-modul apa saja yang diperlukan oleh rumah sakit, sesuai dengan analisa kebutuhan awal. Setiap rumah sakit akan berbeda kebutuhannya sesuai dengan unit/bagian yang ada di dalamnya, tipe rumah sakit (umum/khusus/swasta, rs pendidikan, penerapan BLUD, dll). Ruang lingkup mengenai Hardware tentunya berhubungan dengan kebutuhan modul-modul softwarenya. Dan ruang lingkup brainware mencakup kebutuhan SDM penanggung jawab dan pelaksana kegiatan

Ruang Lingkup Pekerjaan (Batasan Kegiatan)

Batasan kegiatan perlu dibuat, karena indikator kata “project” adalah ada awal dan ada akhir, sehingga batasan-batasan kegiatan perlu dibuat dari awal guna mendukung suksesnya pengadaan dan implementasi SIMRS

C. Maksud, Tujuan & Manfaat Kegiatan

Maksud & Tujuan Kegiatan

Berisi uraian & tujuan kegiatan pengadaan SIMRS. Maksud dan tujuan ini tentunya masih berhubungan dengan latar belakang masalah yang sudah dipaparkan di bagian sebelumnya

Manfaat Kegiatan (SIMRS)

Manfaat-manfaat kegiatan secara umum seperti :

• Melakukan pendataan/arsip digital terhadap rekam medis seluruh pasien rumah sakit sehingga penyelenggaraan program-program pelayanan rumah sakit dapat berjalan dengan efisien dan efektif,


• Pengadaan obat-obatan dan alat/bahan kesehatan akan lebih efektif, efisien dan akurat/tepat sasaran sesuai,


• Pencatatan Rekam Medis (Medical Record) menjadi lebih rapi, terpelihara dan dapat dipertanggung jawabkan.


• Keseluruhan data tersimpan dalam suatu Database


• Seluruh kegiatan-kegiatan medis & non medis dari unit-unit/instalasi-instalasi rumah sakit dapat dipantau secara real-time/semi-real time oleh pihak-pihak yang berwenang melalui laporan-laporan atau grafik-grafik yang dihasilkan


• Kinerja rumah sakit dapat dipantau/termonitor dengan lebih baik.


• Pelayanan kepada pasien akan dapat lebih cepat, karena konsep integrasi sistem SIMRS di semua unit rumah sakit


• Rumah sakit akan dapat mengolah semua sumber daya dan data/informasi yang terintegrasi untuk memaksimalkan kinerja rumah sakit


• Manajemen/Direksi dapat melakukan akses data/informasi rumah sakit secara real time untuk melihat perkembangan/kinerja rumah sakit setiap saat.


• Laporan keuangan rumah sakit dapat dilihat setiap saat. Seluruh kegiatan-kegiatan rumah sakit yang ada hubungannya dengan biaya akan langsung terhubung ke bagian akuntansi/keuangan.

D. Cara Pelaksanaan Kegiatan - How

Spesifikasi Umum

Spesifikasi umum berkaitan dengan kemampuan sistem SIMRS secara umum serta dari segi kehandalan (reliabilitas), keamanan (security), ketersediaan (avaibility), keutuhan (integrity), dan kontrol akses (access control)

Spesifikasi Kebutuhan SIMRS

Spesifikasi kebutuhan SIMRS terdiri dari spesifikasi kebutuhan Software dan spesifikasi kebutuhan hardware. Kebutuhan software biasanya terkait dengan penjabaran ke modul-modul aplikasi termasuk bisa didalamnya sub modul atau menu dari software tersebut. Modul-modul umum yang bisanya diperlukan berkaitan dengan instalasi, bagian atau unit yang ada di RS tersebut. Modul-modul secara umum antara lain :

• Perawatan Rawat Jalan (Poliklinik) / Out Patient


• Gawat Darurat / Emergency


• Perawatan Rawat Inap / In Patient


• Bedah Sentral / Operating Central


• Laboratorium / Laboratory


• Radiologi / Radiology


• Logistik Medis : Gudang Farmasi / Pharmacy dan Depo Apotek / Dispensary


• Logistik Non Medis : Gudang Umum


• Rekam Medis / Medical Record


• Kasir / Cashier


• Akuntansi & Anggaran / Accounting & Budgeting


• SDM/HRD


• Manajemen Asset / Asset Management


• Pengadaan Barang & Jasa / Procurement


• Pemulasaraan Jenazah / Corpse Service


• Gizi / Nutrition


• CSSD


• Front Office Information/Humas


• Executive Information System (EIS)


• System Admin

Untuk RS Khusus biasanya ada beberapa tambahan misalnya Modul Instalasi Lasik untuk RS Khusus Mata. Sedangkan untuk RS Pendidikan ada modul tambahan yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendidikan dalam hubungannya dengan masalah administratif ke universitas pengirim.

Metodelogi Implementasi

Metode implementasi berkaitan dengan Software Development Life Cyle (SDLC), dimana metodelogi yang umum digunakan adalah metode Waterfall (air terjun), terkadang bisa juga metode Prototyping.

Arsitektur Sistem

Arsitektur sistem paling tidak mengandung informasi-informasi seperti arsitektur sistem aplikasi (2-tier, 3-tier, client-server, SOAP, dll), topologi/desain jaringan, arsitektur integrasi sistem dan alur proses pelayanan pasien

Platform Teknologi

Platform teknologi ini mengandung informasi mengenai platform yang dipergunakan dari segi arsitektur aplikasi (dekstop/web), sistem operasi yang kompatible, basis data/database, bahasa pemrograman dan tipe jaringan komputer.

E. Tempat Pelaksanaan Kegiatan - Where

Mengandung informasi tempat pelaksanaan kegiatan implementasi/pengadaan SIMRS

F. Persyaratan dan Penanggung Jawab Kegiatan

Penanggung Jawab Kegiatan

Penanggung jawab kegiatan di RS menyesusaikan dengan susunan panitia di RS. Untuk RS Pemerintah biasanya terdiri dari Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pelaksana Teknis (PPTK), dan panitia pengadaan

Persyaratan Umum

Persyaratan umum lebih mengacu kepada persyaratan administratif dan teknis bagi calon vendor/konsultan yang akan melaksanakan kegiatan ini.

Persyaratan Personil/SDM

Persyaratan personil/SDM berisi informasi tentang posisi/jabatan yang diperlukan serta tingkat pendidikan, keahlian dan pengalaman yang dimilikinya.

G. Jadwal Kegiatan

Berisi informasi mengenai jadwal pelaksanaan kegiatan dari awal sampai dengan serah terima maupun masa maintenance/garansi.

H. Total Biaya Yang Diperlukan

Anggaran yang perlu disusun untuk mengetahui besaran total biaya yang diperlukan untuk kegiatan pengadaan SIMRS ini

I. Indikator Output (Kuantitatif & Kualitatif)

Indikator output dipergunakan sebagai Project Goal (Objectives) dari kegiatan, baik berupa yang terukur maupun yang tidak terukur.

sumber : http://edukasi.kompasiana.com/2012/02/04/menyusun-kerangka-acuan-kerjaterm-of-reference-kaktor-untuk-pengadaan-simrs-432770.html

Sistem Informasi Rumah Sakit, bukan sekedar solusi teknologi

Sistem Informasi Rumah Sakit, bukan sekedar solusi teknologi

Sistem Informasi Rumah Sakit masrhink   16.04

Beberapa hari yang lalu saya menghadiri presentasi satu perusahaan yang menjelaskan software sistem informasi rumah sakit yang mereka tawarkan. Sekilas terlihat memukau, setidaknya bagi eksekutif yang awam dalam dunia teknologi informasi.

Dalam presentasinya disebutkan betapa aplikasi sistem informasi tersebut mampu  mewujudkan paperless system di rumah sakit sehingga seorang dokter yang memeriksa pasien di poliklinik misalnya, tidak perlu lagi menuliskan resep di kertas dan menyerahkannya ke pasien seperti praktek yang umum. Demikian pula dengan dokumen yang terkait data pasien, cukup dipantau dan di-update melalui layar komputer. Resep yang dibuatkan dokter akan ditulis di layar komputer yang secara otomatis akan meneruskan informasi ini ke apotik dan kasir. Dengan proses ini,  pemasukan rumah sakit dari pembelian obat-obatan diyakini akan meningkat. Soalnya, prosedur seperti diatas akan menggiring pasien untuk membeli obat dari apotik milik rumah sakit.

Otomatisasi ini tentu saja akan memangkas proses peredaran dokumen antara bagian administrasi dan dokter yang biasanya dilakukan dengan bantuan office boy. Kini semuanya akan ditangani oleh komputer.

Jika Anda memiliki asuransi kesehatan tertentu, tidak perlu pusing. Semua akan ditangani di meja kasir yang akan berurusan dengan broker asuransi kesehatan Anda.  Dalam hitungan menit, mereka akan menilai klaim pengobatan (dan laboratorium maupun biaya rawat inap) yang dikirim pihak rumah sakit secara elektronik untuk diberikan persetujuan atau ditolak.

Pasien cukup duduk manis dan bersabar sebelum diminta membayar selisih biaya jika klaimnya lebih besar dari biaya yang ditanggung asuransi.

Itulah antara lain fungsi utama sistem informasi rumah sakit (hospital information system). Memang masih ada fitur-fitur tambahan lainnya seperti interkoneksi dengan unit-unit pendukung lainnya di rumah sakit, seperti ruang operasi, instalasi rawat inap, instalasi gawat darurat, dapur, inventory, kepegawaian hingga manajemen.

Namun kalau melihat realita saat ini, khususnya rumah sakit yang dikelola pemerintah (pusat atau daerah), sistem informasi yang digunakan sebagian besar masih jauh dari ideal. Pasien masih dilayani dengan proses kerja yang manual. Sejak dari pendaftaran hingga pembayaran serta pengambilan obat di apotik, belum ada mata rantai proses yang terintegrasi. Pada beberapa rumah sakit swasta, kondisinya agak berbeda. Rumah sakit swasta yang besar kondisinya sudah jauh lebih baik, prosesnya sudah mulai terintegrasi. Tetapi apakah semua prosesnya sudah terpadu dan bisa dikatakan 100% paperless? Jawabannya, belum.

Kenyataannya semua rumah sakit di Indonesia saat ini belum memiliki sistem informasi yang telah mengintegrasikan semua proses yang ada. Khususnya unit-unit seperti laboratorium darah, X-Ray, CT-Scan dan MRI memiliki peralatan electronic medical records yang masih berdiri sendiri, belum terintegrasi kedalam database hospital information system. Sehingga seorang dokter yang ingin mengetahui hasil pemeriksaan darah atau hasil CT-Scan pasiennya, belum bisa memonitor hasilnya dari layar komputer secara online.

Untuk mengintegrasikan keseluruhan mata rantai proses di rumah sakit jelas dibutuhkan biaya yang tidak sedikit karena implementasinya lebih rumit dibandingkan sistem informasi industri di sektor komersial.

Tapi yang sering paling dilupakan orang adalah aspek non-teknis dari implementasi sebuah sistem, apapun sistem itu. Dalam konteks tersebut ada contoh menarik yang ingin saya angkat dalam tulisan singkat ini.

Beberapa hari lalu saya berobat mata ke salah satu rumah sakit swasta langganan saya di selatan kota Jakarta.

Ketika melapor ke meja Resepsionis,  saya dipersilahkan langsung ke poli mata yang berada di lantai lain. Saya pun menuju ke poli mata dan mendaftar. Kebetulan pasien tidak banyak sehingga saya tidak perlu berlama-lama menunggu. Seusai diperiksa, saya langsung menuju apotik sambil membawa resep obat yang diberikan dokter. Seperti biasa, saya langsung menyodorkan kertas resep ke petugas di loket “penerimaan resep.”

“Bapak silahkan ambil nomor dulu,” ujar staf apotik.

“Oh.. pakai nomornya. Dimana ambil nomornya?” tanya saya agak kaget.

“Ada disana pak,” katanya lagi sambil menunjuk kearah lobi utama rumah sakit.

Saya mengiyakan dan berjalan kearah yang ditunjuknya. Agak bingung juga, dimana lokasi pengambilan nomor yang dimaksud. Akhirnya saya bertanya kepada salah satu staf rumah sakit yang lewat, dimana lokasi pengambilan nomor untuk apotik.

Ternyata lokasinya berada di tengah-tengah lobi, cukup besar. Tadinya saya sangka itu semacam papan pengumuman atau petunjuk biasa, seperti yang umumnya dipajang di perkantoran. Tapi itu adalah layar sentuh “Sistem layanan rumah sakit” (lihat gambar diatas) yang dilengkapi dengan printer mini untuk mencetak resi nomor urut. Jadi pasien yang ingin memperoleh layanan apotek, kasir dan laboratorium mesti mengambil nomor urut terlebih dahulu.

Selesai mengambil resi nomor urut, saya kembali ke staf apotek dan menyerahkan resinya.
Tapi dijawab lagi, “bapak tunggu dipanggil ya, sesuai nomor urutnya.”

Waduh malu juga, saya seperti orang ngga mengerti aturan. Saya lalu melihat ke sekeliling, apa ada papan informasi atau layar yang memberikan informasi nomor urut berapa yang sedang dilayani. Biasanya di counter teller bank ada terpampang layar monitor yang menampilkan nomor antrian yang tengah dilayani. Tapi disini tidak ada. Jadi kita harus pasang kuping baik-baik agar bisa segera maju ke loket penerimaan resep, kalau dipanggil petugas apotek.

Sambil menunggu dipanggil, saya amati dua ibu-ibu yang tertipu seperti saya karena tidak mengambil nomor urut. Sekarang saya bisa sok tau dengan menunjukkan cara mencetak resi nomor urut ke ibu-ibu tersebut.

Selesai urusan di apotik, saya tidak mau membuat ketololan lagi. Saya balik menuju panel sistem layanan rumah sakit dan memencet tombol untuk mengambil resi antrian kasir.

Tampaknya fasilitas layanan kasir jauh lebih baik. Ada 3 loket kasir dan dipojok terpajang layar monitor yang menampilkan nomor urut ketika dipanggil ke loket pembayaran. Ini mirip dengan layanan di bank-bank. Ketika giliran saya dilayani oleh kasir, terdengar seseorang menegur disamping saya. Oh, rupanya salah seorang teman kuliah saya yang menemani anak isterinya berobat. Dia lagi menggerutu karena ditolak sewaktu mau melakukan pembayaran ke kasir, karena belum mengambil nomor antrian. He he …. ternyata teman saya pun mengalami masalah yang sama.

Saya iseng bertanya ke kasir, sudah berapa lama sistem layanan baru ini diterapkan? Dijawab oleh kasir bahwa sistem ini sudah digunakan hampir 2 bulan.

“Apa tidak ada petugas yang melayani dan memberikan penjelasan ke pasien di dekat pintu masuk?” tanya saya lagi.

“Mestinya itu tanggung jawab satpam,” kata sang kasir lagi.

Dalam hati saya bertanya-tanya, kenapa urusan sosialiasi sistem layanan rumah sakit diserahkan ke satpam? Apa karena aspek efisiensi?

Tapi ya itulah apa yang saya alami. Dalam 10 menit menunggu  dan dilayani kasir, ada 2 orang lagi yang terlihat gaptek dan harus dituntun bagaimana cara mengeluarkan nomor antrian. Oh saya salah, bukan gagap teknologi (gaptek), tapi lebih pas disebut gagap prosedur (gappro).

Disini terbukti bahwa implementasi sebuah sistem yang baru bukan melulu soal teknis dan kapabilitas sistem, tapi juga menyangkut sosialisasi agar penggunanya tidak kagok dan merasa lebih nyaman. Dalam konteks rumah sakit, penggunanya mencakup karyawan, dokter dan pasien.

Belakangan saya juga memperoleh informasi bahwa di rumah sakit lain di Jakarta Selatan yang sekitar dua tahun lalu telah menerapkan layanan sistem informasi terpadu (dimana dokter poliklinik langsung menuliskan resep di komputer), kini telah kembali ke proses tradisional, menuliskan resep di kertas.

Lho kok? Ya, rupanya banyak dokter yang merasa kurang nyaman kalau menuliskan resep di layar komputer. Cara tradisionil lebih nyaman, kata teman saya. Lagi pula,  dengan pola itu pasien bisa menebus obat di apotek luar rumah sakit.

Ini satu lagi aspek non-teknis yang tampaknya luput dari perhatian perancang sistem informasi rumah sakit. Implementasi sistem informasi yang benar tidak melulu bicara soal fungsi dan fitur, tapi juga harus peduli dengan kemudahan akses dan kenyamanan penggunanya.

Sumber : http://aswilnazir.com/2012/04/06/sistem-informasi-rumah-sakit-bukan-sekedar-solusi-teknologi/

PERANAN SISTEM INFORMASI RS BAGI RUMAH SAKIT

PERANAN SISTEM INFORMASI RS BAGI RUMAH SAKIT

Sistem Informasi Rumah Sakit masrhink   15.57

Sistem Informasi Rumah Sakit di tahun 2000 an ini menjadi suatu bagian yang dibutuhkan banget oleh rumah sakit. Bisa kita katakan dampak dari perbaikan manajemen atau manajemen yang baik tidak lepas dari Sistem Informasi Rumah Sakit yang ada. Sebenarnya apa yang di produksi dari Sistem Informasi Rumah Sakit itu?

Sistem Informasi Rumah Sakit merupakan suatu bagian atau departemen tersendiri dalam rumah sakit yang salah satu tugasnya yaitu membuat program aplikasi yang biasa orang sebut dengan nama SIMRS.

Aplikasi ini yang akan menerjemahkan suatu sistem yang ada di rumah sakit menjadi suatu program aplikasi sehingga dengan program aplikasi ini maka diharapkan kerja diberbagai unit yang ada di rumah sakit menjadi lebih efisien baik dari segi waktu maupun biaya.

Setelah semua sistem dari tiap unit sudah diterjemahkan menjadi suatu aplikasi SIMRS maka program SIMRS ini akan menjadi program aplikasi yang terintegrasi. Maksudnya terintegrasi yaitu semua unit kerja itu cara kerjanya saling terkait dengan unit kerja lainnya dan bekerja sesuai dengan profesinya masing-masing, atau bisa dikatakan bahwa program SIMRS itu merupakan penghubung antar unit baik itu bagian pelayanan, penunjang, administrasi, keuangan dan akuntansi.

Nah.... dari sinilah peranan penting SIMRS itu sudah bisa di tebak.... Kalau dari semua lini atau unit sudah menjalankan SIMRS yang terintegrasi maka secara tidak diketahui oleh operator yang memasukkan data dalam SIMRS ini, data tersebut sudah bisa dijadikan suatu report yang dibutuhkan oleh manajemen atau yang bisa oleh orang-orang ahli IT dikalangan rumah sakit di sebut dengan Eksekutif Report (ER) dan Decision Support System (DSS).

Peranan Eksekutif Report ini akan di analisa oleh managemen dan kemudian dengan data yang ada ini maka managemen bisa menjadikan dasar untuk membuat suatu kebijakan ataupun keputusan.

Peranan Decision Support System (DSS) adalah suatu data tanpa melalui analisa dulu tapi bisa langsung digunakan untuk mengambil suatu kebijakan ataupun keputusan.

Beberapa contoh dari ER dan DSS antara lain Laporan jumlah pasien dari suatu kelurahan atau kecamatan. Laporan pendapatan netto rumah sakit dan lain-lain.
Nah.... Untuk mendukung Eksekutif Report (ER) dan Decision Support System (DSS) ini maka syaratnya SIMRS itu harus lengkap yang meliputi:
1. Aplikasi Front Office System ( Pelayanan medis, Penunjang medis )
2. Aplikasi Back Office System ( Keuangan dan Akuntansi, Pelaporan Statistik, HRD )
Di samping ini masih banyak manfaatnya lagi SIMRS yang terintegrasi itu semisal mengurangi kebocoran keuangan, sarana komunikasi antar unit dan lain-lain. Tapi puncak nya adalah Eksekutif Report (ER) dan Decision Support System (DSS).

Sumber : http://hankshare.blogspot.com/2014/03/peranan-sistem-informasi-rs-bagi-rumah.html