Menyusun Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR) Untuk Pengadaan SIMRS

Menyusun Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR) Untuk Pengadaan SIMRS

Sistem Informasi Rumah Sakit masrhink   09.16

Istilah KAK atau TOR sering disebutkan dalam pengadaan SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit). KAK/TOR sendiri adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan. Dengan kata lain, Kerangka Acuan Kerja berisi uraian tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan.

KAK/TOR sendiri disusun dengan format yang umum (Why, What, Who, Whom,Where, How) , sebagai berikut :

A. Latar Belakang Permasalahan - Why

Latar belakang permasalah mengenai pengadaan SIMRS tentunya dikarenakan adanya kebutuhan, baik kebutuhan untuk pengembangan Existing System maupun kebutuhan implementasi primer/pertama kali. Selain faktor internal tadi, bisa juga didasarkan karena faktor external seperti kewajiban penggunaan SIMRS seperti tertuang dalam UU No 44/2009, BAB XI Tentang Pencatatan dan Pelaporan, pada Pasal 52(1) disebutkan bahwa :”Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit”, sehingga kebutuhan terhadap Sistem Informasi Rumah Sakit (SIMRS) adalah hal yang wajib.

Faktor internal & eksternal tadi tentunya berhubungan dengan Visi Indonesia Sehat maupun target dari Millenium Development Goals (MDGs) dalam bidang kesehatan. Pada akhirnya latar belakang permasalahan yang paling penting adalah peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan RS terhadap pasien, yang tidak lepas dari faktor SDM (Medis, Non Medis), Process Bisnis Internal (Sistem Pelayanan di RS), Customer (Internal/External), faktor keuangan dan keputusan-keputusan manajerial.

Jadi 3 (tiga) hal yang terdapat didalam bagian/bab ini adalah : Gambaran Umum, Dasar Hukum dan Alasan Kegiatan Pengadaan SIMRS dilaksanakan.

B. Kegiatan Yang Dilaksanakan - What

Ruang Lingkup Pengadaan (Uraian Kegiatan)

Bagian ini berisi penjelasan mengenai uraian umum pelaksanaan kegiatan, serta metode pengadaan (procurement) apakah melalui lelang terbuka, penunjukan langsung ataupun bentuk lainnya. Selain itu ruang lingkup kegiatan ini juga mengandung penjelasan global mengenai beberapa hal seperti hasil requirement/analisa kebutuhan, kegiatan desain sistem, development, integrasi sistem, pengujian sistem, dokumentasi teknik & non teknis, transfer knowledge, implementasi (go live). Dan masing-masing kegiatan disebutkan juga deliverable/outputnya.

Ruang Lingkup Sistem

Ruang lingkup sistem berisi penjelasan mengenai sistem SIMRS itu sendiri yang dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yakni Software, Hardware dan Brainware. Dari segi software perlu modul-modul apa saja yang diperlukan oleh rumah sakit, sesuai dengan analisa kebutuhan awal. Setiap rumah sakit akan berbeda kebutuhannya sesuai dengan unit/bagian yang ada di dalamnya, tipe rumah sakit (umum/khusus/swasta, rs pendidikan, penerapan BLUD, dll). Ruang lingkup mengenai Hardware tentunya berhubungan dengan kebutuhan modul-modul softwarenya. Dan ruang lingkup brainware mencakup kebutuhan SDM penanggung jawab dan pelaksana kegiatan

Ruang Lingkup Pekerjaan (Batasan Kegiatan)

Batasan kegiatan perlu dibuat, karena indikator kata “project” adalah ada awal dan ada akhir, sehingga batasan-batasan kegiatan perlu dibuat dari awal guna mendukung suksesnya pengadaan dan implementasi SIMRS

C. Maksud, Tujuan & Manfaat Kegiatan

Maksud & Tujuan Kegiatan

Berisi uraian & tujuan kegiatan pengadaan SIMRS. Maksud dan tujuan ini tentunya masih berhubungan dengan latar belakang masalah yang sudah dipaparkan di bagian sebelumnya

Manfaat Kegiatan (SIMRS)

Manfaat-manfaat kegiatan secara umum seperti :

• Melakukan pendataan/arsip digital terhadap rekam medis seluruh pasien rumah sakit sehingga penyelenggaraan program-program pelayanan rumah sakit dapat berjalan dengan efisien dan efektif,


• Pengadaan obat-obatan dan alat/bahan kesehatan akan lebih efektif, efisien dan akurat/tepat sasaran sesuai,


• Pencatatan Rekam Medis (Medical Record) menjadi lebih rapi, terpelihara dan dapat dipertanggung jawabkan.


• Keseluruhan data tersimpan dalam suatu Database


• Seluruh kegiatan-kegiatan medis & non medis dari unit-unit/instalasi-instalasi rumah sakit dapat dipantau secara real-time/semi-real time oleh pihak-pihak yang berwenang melalui laporan-laporan atau grafik-grafik yang dihasilkan


• Kinerja rumah sakit dapat dipantau/termonitor dengan lebih baik.


• Pelayanan kepada pasien akan dapat lebih cepat, karena konsep integrasi sistem SIMRS di semua unit rumah sakit


• Rumah sakit akan dapat mengolah semua sumber daya dan data/informasi yang terintegrasi untuk memaksimalkan kinerja rumah sakit


• Manajemen/Direksi dapat melakukan akses data/informasi rumah sakit secara real time untuk melihat perkembangan/kinerja rumah sakit setiap saat.


• Laporan keuangan rumah sakit dapat dilihat setiap saat. Seluruh kegiatan-kegiatan rumah sakit yang ada hubungannya dengan biaya akan langsung terhubung ke bagian akuntansi/keuangan.

D. Cara Pelaksanaan Kegiatan - How

Spesifikasi Umum

Spesifikasi umum berkaitan dengan kemampuan sistem SIMRS secara umum serta dari segi kehandalan (reliabilitas), keamanan (security), ketersediaan (avaibility), keutuhan (integrity), dan kontrol akses (access control)

Spesifikasi Kebutuhan SIMRS

Spesifikasi kebutuhan SIMRS terdiri dari spesifikasi kebutuhan Software dan spesifikasi kebutuhan hardware. Kebutuhan software biasanya terkait dengan penjabaran ke modul-modul aplikasi termasuk bisa didalamnya sub modul atau menu dari software tersebut. Modul-modul umum yang bisanya diperlukan berkaitan dengan instalasi, bagian atau unit yang ada di RS tersebut. Modul-modul secara umum antara lain :

• Perawatan Rawat Jalan (Poliklinik) / Out Patient


• Gawat Darurat / Emergency


• Perawatan Rawat Inap / In Patient


• Bedah Sentral / Operating Central


• Laboratorium / Laboratory


• Radiologi / Radiology


• Logistik Medis : Gudang Farmasi / Pharmacy dan Depo Apotek / Dispensary


• Logistik Non Medis : Gudang Umum


• Rekam Medis / Medical Record


• Kasir / Cashier


• Akuntansi & Anggaran / Accounting & Budgeting


• SDM/HRD


• Manajemen Asset / Asset Management


• Pengadaan Barang & Jasa / Procurement


• Pemulasaraan Jenazah / Corpse Service


• Gizi / Nutrition


• CSSD


• Front Office Information/Humas


• Executive Information System (EIS)


• System Admin

Untuk RS Khusus biasanya ada beberapa tambahan misalnya Modul Instalasi Lasik untuk RS Khusus Mata. Sedangkan untuk RS Pendidikan ada modul tambahan yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendidikan dalam hubungannya dengan masalah administratif ke universitas pengirim.

Metodelogi Implementasi

Metode implementasi berkaitan dengan Software Development Life Cyle (SDLC), dimana metodelogi yang umum digunakan adalah metode Waterfall (air terjun), terkadang bisa juga metode Prototyping.

Arsitektur Sistem

Arsitektur sistem paling tidak mengandung informasi-informasi seperti arsitektur sistem aplikasi (2-tier, 3-tier, client-server, SOAP, dll), topologi/desain jaringan, arsitektur integrasi sistem dan alur proses pelayanan pasien

Platform Teknologi

Platform teknologi ini mengandung informasi mengenai platform yang dipergunakan dari segi arsitektur aplikasi (dekstop/web), sistem operasi yang kompatible, basis data/database, bahasa pemrograman dan tipe jaringan komputer.

E. Tempat Pelaksanaan Kegiatan - Where

Mengandung informasi tempat pelaksanaan kegiatan implementasi/pengadaan SIMRS

F. Persyaratan dan Penanggung Jawab Kegiatan

Penanggung Jawab Kegiatan

Penanggung jawab kegiatan di RS menyesusaikan dengan susunan panitia di RS. Untuk RS Pemerintah biasanya terdiri dari Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pelaksana Teknis (PPTK), dan panitia pengadaan

Persyaratan Umum

Persyaratan umum lebih mengacu kepada persyaratan administratif dan teknis bagi calon vendor/konsultan yang akan melaksanakan kegiatan ini.

Persyaratan Personil/SDM

Persyaratan personil/SDM berisi informasi tentang posisi/jabatan yang diperlukan serta tingkat pendidikan, keahlian dan pengalaman yang dimilikinya.

G. Jadwal Kegiatan

Berisi informasi mengenai jadwal pelaksanaan kegiatan dari awal sampai dengan serah terima maupun masa maintenance/garansi.

H. Total Biaya Yang Diperlukan

Anggaran yang perlu disusun untuk mengetahui besaran total biaya yang diperlukan untuk kegiatan pengadaan SIMRS ini

I. Indikator Output (Kuantitatif & Kualitatif)

Indikator output dipergunakan sebagai Project Goal (Objectives) dari kegiatan, baik berupa yang terukur maupun yang tidak terukur.

sumber : http://edukasi.kompasiana.com/2012/02/04/menyusun-kerangka-acuan-kerjaterm-of-reference-kaktor-untuk-pengadaan-simrs-432770.html

Teknologi Pendukung di Rumah Sakit

Teknologi Pendukung di Rumah Sakit

smart card masrhink   15.42

Selain alat-alat medis, berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang menyangkut seluruh perangkat Teknologi Informasi, berikut ini beberapa teknologi pendukung yang mungkin ada di rumah sakit di antaranya :

1. Smart Card 

Smart card merupakan sebuah alat yang digunakan dalam pencatatan kesehatan secara elektronik dengan penggunaannya yang lebih efisien dan aman, data yang mudah diakses, fasilitas lebih mengarah pada proses implementasi yang sangat luas dirumah sakit.

Sistem ini kemudian trus dikembangkan dan lebih dikenal dengan sebutan sistem catatan kesehatan elektronik terpadu (IEHRS). Pada kartu, berisi tentang data pengenal pribadi dan informasi kesehatan pasien. Informasi pengenal pribadi pasien, nama pasien, tanggal lahir, jenis darah, jenis kelamin, alamat dan nomor telepon seluler disimpan dalam kartu pasien.

Sedangkan informasi kesehatan pasien yang disimpan dalam kartu adalah penyakit kronis atau penyakit penting dengan tanggal diagnosis, penggunaan obat secara permanen dengan dosis tertentu, alergi, imunisasi dengan tanggal pemberian, operasi bedah termasuk tanggal operasi, nama klinik, dan ringkasan informasi penting. Pemeriksaan terakhir pasien dan informasi resep juga disimpan dalam kartu.

Fungsi utama dari perangkat IEHRS adalah untuk beroperasi sebagai perangkat medispra –screening atau diagnostik. Tahap pertama daftar empat jenis data medis harus diukur dengan perangkat. Tekanan darah, glukosa darah, Pulse Oxymeter dan klinis analyzer. Dalam tahap kedua dari sistem komputer pribadi membaca data dari perangkat medis ini dan menyimpannya dalam database pasien tertentu. Dalam tahap ketiga data yang disimpan akan ditransfer ke Smart Card.

2. Barcode / QR Code

Barcode dalah suatu kumpulan data optik yang dibaca mesin Sebenarnya, kode batang ini mengumpulkan data dalam lebar (garis) dan spasi garis paralel dan dapat disebut sebagai kode batang atau simbologi linear atau 1D (1 dimensi). Tetapi juga memiliki bentuk persegi, titik, heksagon dan bentuk geometri lainnya di dalam gambar yang disebut kode matriks atau simbologi 2D (2 dimensi). Selain tak ada garis, sistem 2D sering juga disebut sebagai kode batang

 

QRcode merupakan singkatan dari Quick Respone code, Permata kali digunakan di industri otomotive untuk melakukan tracking terhadap komponen kendaraan.  Saat ini, penggunaan barcode dua dimensi ini sudah sangat luas, namun umumnya di pakai untuk mengkodekan alamat website, nomor contact, alamat email, nomor telepon atau sekedar teks biasa.  bentuk QR code bisa anda lihat seperti gambar disamping.

Barcode / QR Code di rumah sakit biasanya digunakan pada  gelang pasien sehingga pasien mudah dikenali dengan menggunakan alat scanner barcode/QR Code yang ada di gelang pasien.

3. Printer Thermal 
Printer Thermal adalah printer yang menggunakan elemen yang di panaskan untuk mencetak. Ada beberapa jenis thermal printer yang tersedia. Salah satu bentuk yang mungkin banyak di kenal adalah Printer digunakan pada printer terminal kartu kredit untuk mencetak tanda terima (receipt). Printer ini relatif efisien dan tidak berisik, dan tersedia dalam beberapa ukuran sesuai kebutuhan pencetakan yang berbeda. Toko atau gudang logistik yang men-stok barang biasanya menggunakan printer ini.

Sebuah Printer thermal menggunakan "panas" sebagai Print Head yang berhubungan langsung dengan pin yang ber-ukuran kecil untuk menghasilkan cetakan di atas kertas thermal. Pin yang dipanaskan dalam pola selektif mengaktifkan secara kimiawi diatas kertas untuk membuat sebuah desain gambar.  Printer thermal umumnya mencetak warna hitam, meskipun kadang-kadang bisa juga dipakai untuk mencetak warna.

Printer Thermal menggunakan panas untuk men-transfer ke pita wax (seperti lilin) yang terjepit di antara print head dan bahan yang dicetak di atas. Panas melelehkan wax/lilin, dan langsung di transfer serta mendinginkan secara langsung menjadi sebuah gambar produk cetak. Seringkali printer ini digunakan untuk tanda tag plastik dengan barcode.

Pemanfaatan printer thermal ini juga digunakan sebagai pencetak gelang pasien yang ada di rumah sakit. Keuntungan dari penggunaan printer thermal untuk gelang pasien adalah cetakannya tidak luntur, ketimbang menggunakan printer biasa. Apabila menggunakan gelang pasien biasa, maka tidak bisa tercetak identitas pasien.

4.  Finger Print Reader / Pembaca Sidik Jari 

Sidik jari, dalam bahasa Inggris disebut Fingerprint biasanya berbentuk garis-garis horizontal dan vertical atau gabungan keduanya dan juga ada bentuk lengkungan-lengkungan. Seluruh manusia di dunia diciptakan dengan sidik jari yang berbeda satu sama lainnya. Oleh karena itu, sidik jari digunakan untuk mengidentifikasi setiap manusia. Untuk membaca sidik jari tersebut, diperlukan alat yang disebut fingerprint reader. Di rumah sakit, finger print reader digunakan sebagai sarana presensi / kehadiran karyawan. Keuntungan Penggunaan Finger Print Reader ini adalah tidak akan terjadi titip absen pada karyawan.

5. Mesin Antrian

Mesin antrian yang dalam istilah asing disebut juga Queue System. Merupakan suatu perangkat mesin antrian yang penting dengan fungsi sederhana. Yaitu mengatur antrian yang terjadi akibat semakin banyaknya pelanggan suatu perusahaan. Dengan pengaturan tersebut diharapkan meningkatnya kinerja perusahaan tersebut. Perangkat yang penting karena saat berada dalam antrian pelanggan menunggu untuk dipanggil. Dan menunggu adalah pekerjaan paling membosankan. Karena itu mesin antrian diperlukan agar tidak terjadi keluhan dari pelanggan. Penggunaannya di rumah sakit, biasanya diletakkan di bagian pendaftaran, Poliklinik, Radiologi, Laboratorium dan Farmasi agar tidak terjadi penumpukan pasien.Mesin antrian bisa digantikan dengan aplikasi komputer yang dibuat sendiri.

Teknis dan Cara Kerja Mesin Sidik Jari (Finger Print)

Teknis dan Cara Kerja Mesin Sidik Jari (Finger Print)

masrhink   14.47

Manusia pada dasarnya memiliki sesuatu yang unik/khas yang hanya dimiliki oleh dirinya sendiri. Hal ini menimbulkan gagasan untuk menjadikan keunikan tersebut sebagai identitas diri. Hal ini perlu didukung oleh teknologi. Teknologi yang dapat mendukung hal tersebut disebut sebagai biometrik.

Biometrik adalah metode untuk mengindentifikasi atau mengenali seseorang berdasarkan karakteristik fisik atau perilakunya. biometrik memang kini mulai jadi trend. Pilihannya kian beragam, mulai dari sidik jari, pola wajah, pola suara hingga lapisan iris dari mata. Dan pada makalah ini akan dibahas system biometric untuk absensi sidik jari

A.Pengertian dan proses kerja pada absensi sidik jari
Absen sidik jari adalah suatu metode baru yang saat ini telah berkembang menggunakan mesin dengan bantuan software untuk mengisi data kehadiran suatu komunitas,kelompok meupun instansi yang menggunakannya. Mesin absensi sidik jari dirancang khusus dengan teknologi terdepan saat ini. Mesin ini biasanya memilki kapasitas memori yang besar dan dilengkapi dengan fitur canggih, seperti : USB Flash, Disk, Web Server, Schedule Bell, SMS Message, Workcode, Function Key,dll

B.Tehnik pembacaan sidik jari
Scanning sidik jari dilakukan dengan alat elektronik (dalam hal ini mesin absensi sidik jari). Hasil scanning lalu disimpan dalam format digital pada saat registrasi atau enrollment atau pendaftaran sidik jari. Setelah itu, rekaman sidik jari tersebut diproses dan dibuatkan daftar pola fitur sidik jari yang unik. Pola fitur sidik jari yang unik tersebut kemudian disimpan dalam memory atau database. Pola sidik jari yang unik ini disebut dengan istilah minutiae. Pada saat identifikasi, pola minutiae tersebut kemudian dicocokkan dengan hasil scan sidik jari.
Alat absensi sidik jari maupun sensor sidik jari yang digunakan untuk keperluan lain seperti akses kontrol mempunyai beberapa tehnik pembacaan sidik jari. Tehnik pembacaan sidik jari oleh mesin absensi sidik jari tersebut antara lain :

1. Optis

Dengan tehnik ini, pola sidik jari direkam atau discan dengan menggunakan cahaya. Alat perekam (fingerprint scanner) yang digunakan adalah berupa kamera digital. Tempat untuk meletakkan ujung jari disebut permukaan sentuh (scan area). Di bawah scan area, terdapat lampu atau pemancar cahaya yang menerangi permukaan ujung jari. Hasil pantulan cahaya dari ujung jari ditangkap oleh alat penerima yang selanjutnya menyimpan gambar sidik jari tersebut ke dalam memori.
Kelemahan metode ini adalah hasil scanning sangat tergantung dari kualitas sidik jari. Jika kualitas sidik jari miskin (poor) atau luka, maka kualitas hasil pembacaan akan tidak bagus. Kelemahan lain adalah tehnik ini bisa diakali dengan jari palsu. Tapi tehnik ini mempunyai keuntungan mudah dilakukan dan tidak membutuhkan biaya yang mahal.

2.  Ultra Sonik

Tehnik ini hamper sama dengan tehnik yang digunakan dalam dunia kedokteran. Dalam tehnik ini, digunakan suara berfrekuensi sangat tinggi untuk menembus lapisan epidermal kulit. Suara frekuensi tinggi tersebut dibuat dengan menggunakan transducer piezoelectric. Setelah itu, pantulan energi tersebut ditangkap menggunakan alat yang sejenis. Pola pantulan ini dipergunakan untuk menyusun citra sidik jari yang dibaca. Dengan cara ini, tangan yang kotor tidak menjadi masalah. Demikian juga dengan permukaan scanner yang kotor tidak akan menghambat proses pembacaan.

3.  Kapasitans

Tehnik ini menggunakan cara pengukuran kapasitant untuk membentuk citra sidik jari. Scan area berfungsi sebagai lempeng kapasitor, dan kulit ujung jari berfungsi sebagai lempeng kapasitor lainnya. Karena adanya ridge (gundukan) dan valley (lembah) pada sidik jari, maka kapasitas dari kapasitor masing-masing orang akan berbeda. Kelemahan ini adalah adanya listrik statis pada tangan. Untuk menghilangkan listrik statis ini, tangan harus digrounding.

4.  Thermal

Tehnik ini menggunakan perbedaan suhu antara ridge (gundukan) dengan valley (lembah) sidik jari untuk mengetahui pola sidik jari. Cara yang dilakukan adalah dengan menggosokkan ujung jari (swap) ke scan area. Bila ujung jari hanya diletakkan saja, dalam waktu singkat, suhunya akan sama karena adanya proses keseimbangan.

Demikian beberapa tehnik pembacaan mesin absensi sidik jari

C.Teknik penyimpanan pada mesin absen sidik jari.

Setelah proses registrasi atau pendaftaran sidik jari pada mesin absensi sidik jari,atau mesin sidik jari yang difungsikan untuk fungsi lain, maka citra atau pola sidik jari akan disimpan. Dalam proses penyimpanan citra atau pola sidik jari , terdapat beberapa teknik penyimpanan antara lain,

1.      Data sidik jari disimpan di dalam perangkat alat absensi sidik jari.

Cara ini disebut sabagai pendapat desentralisasi. Biasanya terjadi pada mesin sidik jari tipe standalone, yakni mesin sidik jari yang dalam pengoperasiannya bisa berjalan tanpa harus terhubung dengan komputer. Data akan tersimpan pada memori yang ada pada mesin.

Keuntungan metode ini adalah adanya kecepatan dalam proses pencocokan serta mesin absensi sidik jari bisa diletakan di tempat yang jauh dari computer. Kelemahannya dalah kapasitas yang terbatas sesuai dengan besar memori yang disediakan oleh mesin.

Saat ini sudah tersedia mesin absensi sidik jari yang mampu menampung sampai 5000 sidik jari atau lebih.

2.      Data sidik jari disimpan pada database di computer.

Cara ini disebut sebagai cara sentrilisasi. Biasanya digunakan pada alat sidik jari tipe online atau yang harus terhubung dengan computer. Data sidik jari yang harus diregistrasi akan langsung disimpan pada database yang ada pada harddisk computer.

Keuntungan cara ini adalah kapasitas penyimpanan yang sangat besar, sesuai dengan kapasitas harddisk komputer. Kelemahannya adalah proses identifikasi yang agak lambat dan wajib adanya computer dalam pengoperasiannya.

3.      Data sidik jari disimpan pada kartu pemilik.

Cara ini juga disebut sebagai desentralisasi. Data sidik jari akan disimpan pada kartu sang pemilik. Pertama kali sidik jari harus diregistrasikan ke mesin, kemudian data sidik jari tersebut akan ditulis oleh mesin sidik jari ke kartu tertentu, misalnya mifare card. Proses verifikasi dilakukan menggunakan kartu yang telah ada data sidik jari tersebut.

Dalam kondisi banyaknya sidik jari yang tersimpan, mka prose verifikasi akan memakan waktu yang lama. Untuk mengurangi waktu pencarian,maka tersedia beberapa cara mengurangi waktu verifikasi tersebut. Antara lain:

1.      Menggunakan metode one to one

Metode ini mengharuskan si pemilik atau karyawan mengetikan no.id terlebih dahulu baru kemudian meletakan sidik jarinya di alat absen sidik jari. Dengan cara ini, mesin absensi sidik jari akan hanya mengecek citra sidik jari milik no.id tersebut

2.      Mengelompokannya ke dalam grup.

Pengguna atau karyawan yang terdaftar pada alat atau mesin sidik jari dikelompokan berdasarkan kelompok-kelompok dengan cara ini mesin absensi sidik jari hanya akan mencari sidik jari yang ada dalm kelompok karyawan yang bersangkutan.

3.      Sidik jari dikelompokan ke dalam tipe sidik jari.

Dalam hal ini mesin absensi sidik jari akan mengelompokan sidik jari ke dalam kelompok menurut tipenya, yaitu whorl, right loop, arch, tented arch dll. Selain itu juga berdasarkan banyaknya ridge yang muncul dalam empat arah dari nol derajat, 45 derajat, 90 derajat dan 135 derajat.

D.Cara kerja akses control pintu sidik jari

Cara kerja akses kontrol pintu yang menggunakan Sidik Jari bekerja berdasarkan prinsip kerja mesin identifikasi sidik jari. Sama seperti mesin absensi sidik jari, pada mesin akses kontrol sidik jari, pengguna harus meregistrasikan dulu jarinya. Sampel jari akan disimpan di dalam alat sidik jari. Setelah sidik jari pengguna didaftarkan, lakukan pengaturan-pengaturan yang terkait dengan akses kontrol (access control system), sepeti grup, timezone (pengaturan waktu akses), kombinasi akses, antipassback dan lain-lain.
Pada saat pengguna melakukan verifikasi pada alat sidik jari, maka mesin sidik jari tersebut akan memeriksa apakah sidik jari yang baru saja discan cocok dengan salah satu sidik jari yang tersimpan di dalam alat  sidik jari tersebut. Jika terdapat kecocokan, maka alat tersebut akan mengirimkan sinyal kepada alat akses kontrol untuk membuka atau menutup relay-nya (tergantung jenis relay-nya Normal Open atau Normal Close). Akibat dari terbuka dan tertutupnya relay tersebut, kunci (door lock)  akan terbuka dan pengguna bisa melakukan akses. Beberapa tipe mesin akses kontrol pintu sudah mengintegrasikan sensor sidik jari ke handle pintu. Cara pemakaiannya yaitu Pengguna harus melakukan verifikasi pada sensor sidik jari, kemudian memutar handle pintunya untuk membuka pintu.
Selain menggunakan sidik jari, biasanya mesin akses kontrol sidik jari juga dilengkapi dengan metode verifikasi menggunakan password dan kartu. Metode verifikasi tersebut bisa dikombinasikan, misalkan sidik jari + kartu atau kombinasi lainnya tergantung fitur yang diberikan oleh vendor. Hal ini akan menambah keamanan karena selain sidik jari itu unik ditambah kombinasi dengan password dan nomor kartu. Demikian sekilas cara kerja mesin akses kontrol pintu sidik jari.

E.Perbandingan dengan system konvensional

Sistem konvensional yang dimaksud adalah sistem mekanik dimana setiap karyawan harus memasukkan sebuah kartu absensi ke dalam mesin absensi dan akan dicetak jam absensinya, dan juga sistem yang lebih canggih yaitu dengan menggunakan badge. Ada 3 jenis badge yaitu barcode, magnetik dan proximity. Biasanya penggunaan badge ini dengan cara menggesek badge tersebut ke alat absensi atau dengan cara mendekatkannya saja.
Pada sistem konvensional, karyawan bisa melakukan absensi tanpa harus hadir karena karyawan tersebut dapat menitipkan pada rekan kerjanya. Dengan demikian, data absensi karyawan bisa diragukan kebenarannya karena sulit diketahui apakah karyawan tersebut benar-benar melakukan absen sendiri atau diabsenkan oleh temannya. Sebagian besar masalah yang terjadi di perusahaan adalah kurangnya etikad baik dari karyawan untuk melakukan absensi sendiri, jadi perusahaan tentu akan di untungkan yaitu karyawan menjadi lebih disiplin.
Waktu menekan biaya yang seharusnya tidak perlu untuk menggaji karyawan, dan meningkatkan produktifitas karna karyawan akan benar-benar hadir pada jam kerja. Disisi lain, karna daftar absensi otomatis masuk ke komputer tanpa memasukan data absen secara manual, karyawan akan terhindar dari kesalahan perhitungan jam kerja dan gaji.
Absensi dengan sistem konvensional juga menimbulkan biaya tambahan yang rutin, yaitu untuk membeli kartu absen kosong tiap bulannya, atau untuk yang badge perlu biaya tambahan untuk membeli badge oleh karena rusak, hilang, adanya karyawan baru, mutasi, dsb.

F. Kelebihan dan kelemahan dari absensi sidik jari

1.kelebihan dari absensi sidik jari

a.Harga yang relatif lebih murah dibanding sistem biometrik lainnya.
b.Tidak memungkinkan penitipan absen.
c. Bisa menekan pengeluaran fiktif perusahaan, seperti uang lembur, uang hadir, catatan prestasi karyawan,
d. Meningkatkan produktifitas perusahaan, karena lebih memicu karyawan untuk hadir tepatwaktu dan kehadirannya tidak fiktif.
e. Data langsung masuk ke komputer, bisa langsung diolah untuk pembuatan laporan.
Sensor yang digunakan untuk mendeteksi sidik jari menggunakan sistem optikal, dimana pendeteksian dilakukan dengan pembacaan kontur (tinggi rendahnya permukaan) sidik jari dan listrik statis tubuh. Hal ini menghasilkan tingkat keamanan yang tinggi karena tidak bisa dipalsukan dengan fotocopy sidik jariatau sidik jari tiruan.

2. kelemahan pada system absensi sidik jari

Sensor sidik jari tidak bisa mengenali jari yang basah. Untuk karyawan yang tangannya sering berkeringat,akan sedikit kesulitan saat absensi. Umumnya dengan membersihkan jari, sudah cukup mengatasi masalah ini. Saat jari basah discan, maka bercak air akan menganggu pola sidik jari sehingga tidak bisa dikenali pola sidik jari tersebut.

3.Masalah umum dalam absensi sidik jari

Beberapa masalah umum pada penggunaan mesin absensi sidik jari perlu diketahui oleh para pengguna. Hal ini berguna agar para pengguna mesin absensi sidik jari dapat segera mengerti langkah apa yang seharusnya dilakukan ketika terjadi masalah pada mesin absen tersebut. Memang tidak semuanya akan kami uraikan, mengingat bervariasinya masalah yang pernah terjadi. Beberapa masalah terjadi karena karena human error, sebagian lagi memang dikarenakan mesin yang sudah melewati masa pakainya.
Di bawah ini ada beberapa masalah umum terjadi pada mesin absensi sidik jari beserta kemungkinan sebab dan alternatif tindakan yang harus dilakukan
1. Karyawan Sulit Scan
Sebab 1 : Ridge jari rusak, terlalu kering atau terlalu halus
Tindakan :
–         Registrasikan jari lebih dari satu, bila perlu seluruh jari tangan diregistrasikan. Sehingga jika ada salah satu jari rusak bisa menggunakan jari yang lain. Hal ini hanya mungkin jika mesin absensi sidik jari support registrasi 10 jari.
–         Untuk jari yang kering, pakailah pelembab (atau bisa menggunakan air) untuk melembabkan kulit jari.
–         Pakai verifikasi 1:1 atau dengan kata lain pakai cara absen dengan mengetikkan No.ID (PIN) terlebih dahulu. Hal ini akan memudahkan mesin untuk memeriksa template jari (sample jari) sidik jari hanya pada nomor ID itu saja. Jadi mesin tidak perlu memeriksa seluruh template jari yang ada di mesin.
–         Jika kondisi seluruh jari tidak dapat diregistrasi, pakailah fasilitas Password dan Kartu yang telah tersedia di mesin.
Sebab 2 : Permukaan kaca sensor kotor
Tindakan : Bersihkan menggunakan scoth tape
Sebab 3 : Sensor rusak
Tindakan : Hubungi teknisi untuk perbaikan atau penggantian
5. Setelah restart jam mesin menunjukkan jam 0:0
Sebab : Bateray habis
Tindakan : Hubungi teknisi untuk penggantian
6. Lampu sensor mati
Sebab : Led sensor rusak atau konektornya patah
Tindakan : Hubungi teknisi untuk penggantian
7. Bunyi keypad dan suara yang lain tidak bunyi
Sebab : Speaker atau Buzzer rusak
Tindakan : Hubungi teknisi untuk penggantian

G. Tips memilih absensi sidik jari

Beberapa tips untuk memilih absensi sidik jari :
a. Kapasitas
Kapasitas ini meliputi jumlah user, jumlah sidik jari, jumlah kartu maupun daya tampung data absensi. Jika karyawan Anda hanya berjumlah 50 orang, Anda tidak perlu membeli alat absensi sidik jari dengan kapasitas user sampai 50.000 user. Jumlah daya tampung data absensi juga penting untuk Anda perhatikan. Hal ini untuk berjaga-jaga kapan anda harus menghapus data tersebut dari mesin. Karena untuk tipe mesin standalone, jika log capacity-nya sudah penuh, data absensi tidak bisa disimpan di mesin lagib. Kualitas Sensor

Untuk menilai kualitas sensor ini agak sulit, tapi Anda bisa mengecek melalui fisiknya, apakah tahan gores atau masih dilapisi silikon yang rentan untuk dirusak oleh user. Kecepatan baca juga menjadi hal yang perlu diperhatikan. Kecepatan yang baik harus kurang dari 1 detik.
Beberapa parameter pengukuran mesin absensi sidik jari seperti FAR, FRR, FER, FCR dan lain-lain bisa diperhatikan. Anda coba untuk registrasi dalam berbagai posisi, jika mesin masih menerima satu jari dengan posisi yang berbeda, sebaiknya Anda memilih mesin yang lain.c. Komunikasi
Ada banyak fasilitas komunikasi pada mesin absensi sidik jari. Seperti TCP/IP, RS232, RS485, Wiegand, Wifi, USB Kabel, maupun menggunakan Usb Flashdisk atau bahkan support diakses dari internet. Semakin banyak fasilitas semakin bagus, tetapi harus disesuikan kebutuhan Anda karena semakin banyak fasilitas komunikasi, harga mesin absensi sidik jari juga akan semakin mahal.d. Acess Control Support
Anda bisa memilih mesin absensi sidik jari yang juga bisa difungsikan sebagai alat akses kontrol pintu. Tetapi jika hanya untuk absensi saja, maka fasilitas ini diabaikan saja, karena dengan adanya fasilitas ini menyebabkan harganya lebih mahal.2. Software
Software juga merupakan unsur yang sangat penting untuk diperhatikan. Beberapa Mesin Absensi Sidik Jari telah dilengkapi dengan software yang cukup lengkap seperti laporan rekap harian dan bulanan. Software ini dapat berupa aplikasi desktop yang dapat dijalankan pada local komputer. Beberapa Mesin Absensi Sidik Jari ada pula yang dilengkapi Aplikasi Reporting Berbasis Web yang memungkinkan pengguna mengakses software lewat network local maupun internet.

3. Anggaran Keuangan
Sebelum membeli lihat dulu anggaran pembelian mesin absensi anda. Harga mesin absensi bermacam-macam. Mulai dari 1jutaan bahkan sampai puluhan juta tergantung fiturnya.

4. Layanan Purna Jual
Carilah vendor penjual mesin absensi sidik jari yang memberikan layanan purna jual yang baik. Baik berupa garansi alat maupun kesediaan training penggunaan alat. Banyak sekali orang yang akhirnya tidak bisa memaksimalkan fungsi absensi sidik jari karena tidak fasilitas training dari vendor.